Szerző: Dr. Ivanics Krisztina
Az 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) – 2018. december 23-ától hatályos – 99/A paragrafusa értelmében a társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások az általuk foglalkoztatott biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő 5 évig köteles megőrizni.
A jogszabályi előírás betartása érdekében első lépésként azt az adatkört, konkrétan a dokumentumok körét kell meghatároznunk, amely tárolására a szabály kiterjed. Ha általánosságban jelöljük meg ezeket, akkor egyszerűen elmondható, hogy minden nyilvántartás, szerződés, igazolás, egyéb irat, stb., ami a szolgálati időre vagy jövedelemre vonatkozik. Az ide tartozó dokumentumok jelentős része, legalább elnevezésében, azonos vagy hasonló lesz a különböző munkáltatók esetén, míg konkrét tatalmuk, a bennük tárolt adatok mennyisége, jellege munkáltatónként, munkakörönként is változhat. Erre tekintettel nem lehet megkerülni az érintett dokumentumkör egyedi behatárolását, adatonként vagy kategóriánként való besorolását az alkalmazott dokumentumok alapján.
Az új szabályozás alá tartozó adatkör a munkaviszonnyal összefüggésben kezelt adatok jelentős hányadát lefedi, tehát ezen adatok esetében az adatkezelés tartamának meghatározásakor a munkáltató biztonsággal tud hivatkozni a jogszabályban meghatározott időtartamra.
Figyelemmel kell lennünk arra is, hogy a jogszabályi elvárás az, hogy az adatok keletkezésekor már eleve arra készüljünk, hogy az irányadó öregségi nyugdíjkorhatárt követő ötödik év végéig tárolni tudjuk az adatokat. Gyakran előfordulhat, hogy az adott munkavállalóval már nem áll fenn munkaviszony, azonban bármennyi ideig is tartott a foglalkoztatás, az arra vonatkozó, törvényben előírt adatkört az irányadó öregségi nyugdíjkorhatárt követő ötödik év végéig őrizni kell. A valós nyugdíjba vonulás dátuma nem releváns, azzal nem kell számolni. Egyszerű lenne azt mondani, hogy a ’privacy be design’ elvbe jól illeszkedik „az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár” figyelembe vétele, hiszen az adatkezelés megkezdése előtt pontosan tudja a munkáltató, mire kell terveznie. Egyetlen bökkenő, hogy mindannyian tisztában vagyunk vele, hogy az „irányadó” változhat, így a konkrét adatkezelés tartamának is változnia kell majd egy későbbi jogszabályváltozás nyomán.
A jogszabályi elvárás a gyakorlatban azt jelenti, hogy minden egyes munkavállalónál egyedileg kell megállapítani az adatkezelés befejezésére irányadó dátumot és a munkaviszony tartama alatt keletkezett, szolgálati idő vagy jövedelem megállapítására alkalmas adatot ennyi ideig kell kezelni, tárolni a törvény alapján. Természetesen arról sem szabad elfelejtkezni, hogy mi történik az adatkezelés törvényben előírt tartamának lejárta után?
A főszabály szerinti törlés vagy anonimizálás megvalósítása ma még számos esetben komoly kihívást jelent a munkáltatókra úgy a papíron, mint az elektronikusan tárolt adatok esetében. Az első esetet a klasszikus iratmegsemmisítéssel tudjuk teljesíteni dokumentált formában. Az elektronikusan tárolt adatok esetében a bérszámfejtő szoftver működését kell áttekinteni és megbizonyosodni arról, hogy a dokumentumok, adatok tartam szerint eltérő módon való kezelésére készen áll-e a technológiai megoldás? Beállíthatók-e egyedi tárolási idők vagy fejlesztéseket kell végrehajtani annak érdekében?
Még egy adalékinfó a jövőre nézve, amely szintén érdekes kihívásokat rejt magában. A jogszabály szerint a cég jogutód nélküli megszűnése esetén köteles bejelenteni a munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek. Tehát mielőtt megszűnne a vállalkozás, rendelkezzen arról, fizesse ki a díját, hogy a munkaviszony tartama alatt keletkezett, szolgálati idő vagy jövedelem megállapítására alkalmas iratokat – elektronikus és/vagy papír formában – az irányadó időpontig tárolja a megbízott cég, majd azt követően eljárjon az adat törlése érdekében.
A cikk megírásához a Wolters Kluwer Új online Jogtára nyújtott segítséget.
Adatvédelmi tanácsadás szolgáltatásról és az adatvédelmi auditálásról e szövegre kattintva olvashat.
Ha hasznosnak találta az írást, iratkozzon fel hírlevelünkre, hogy első kézből értesüljön az adatvédelem és a közérdekű adatok nyilvánossága témakörével kapcsolatos információkról.